Sistem Penomoran Rekam Medis

Sistem penomoran dikenal dengan istilah numbering system, ini penting artinya untuk kesinambungan informasi. Dengan menggunakan sistem penomoran, maka informasi-informasi dapat secara runtut dan meminimalkan informasi yang hilang. 

Tujuan memberi nomor rekam medis pada dokumen rekam medis adalah mempermudah pencarian kembali dokumen rekam medis yang telah terisi berbagai informasi tentang pasien kemudian datang kembali berobat di sarana pelayanan kesehatan yang sama yaitu dengan mencari nomor rekam medis yang telah diberikan kepada pasien.

Pemberian nomor cara seri ( Serial Numbering System)

 

Sistem penomoran ini dimana setiap pasien yang berobat ke rumah sakit selalu mendapatkan nomor baru.

 

 Keuntungan :

• Petugas mudah mengerjakan

Kerugian :

•   Sulit dan membutuhkan waktu lama dalam pencarian dokumen rekam medis
•  Informasi menjadi tidak berkesinambungan

Pemberian nomor cara unit ( Unit Numbering System)

Sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor rekam medis pada pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap dan gawat darurat, setiap pasien yang datang berobat mendapatkan satu nomor pada saat pertama kali pasien datang ke rumah sakit dan digunakan selamanya untuk kunjungan berikutnya.

Keuntungan :

• Informasi medis dapat berkesinambungan
• Semua rekam medis penderita memiliki satu nomor dan terkumpul dalam satu map/ folder
• Secara tepat memberikan kepada rumah sakit/ staf medis satu gambaran yang lengkap mengenai riwayat penyakit dan pengobatan seorang pasien

Kerugian :

• Membutuhkan waktu lebih lama untuk mencari dokumen rekam medis

Pemberian Nomor secara Seri-Unit (Serial Unit Numbering System)

Sistem pemberian nomor dengan menggabungkan sistem seri dan unit, dimana setiap pasien datang berobat ke rumah sakit diberikan satu nomor baru, tetapi dokumen rekam medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu dibawah nomor yang paling baru. Apabila satu berkas rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, ditempatnya yang lama tersebut harus diberi tanda petunjuk yang menunjukkan kemana rekam medis tersebut telah dipindahkan.

Sistem pemberian nomor untuk rumah sakit yang dianjurkan adalah system unit.

Perubahan sistem penomoran dari seri ke unit, dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1.  Tentukan satu tanggal untuk memulai satu perubahan, sebaiknya pada awal tahun
2.  Mulailah dengan memakai nomor unit pada tanggak tersebut (nomor terakhir) dari penomoran seri dapat dipakai sebagi nomor permulaan sistem unit/ seluruhnya dengan rangkaian nomor baru jika perlu.
3. Berikan nomor unit baru kepada pasien masuk pulang, ambil rekam medis yang lam dan simpan dibawah nomor yang baru (berikan tracer pada tempat pentimpanan rekam medis yang lama, dengan mencantumkan nomor baru)
4. Tinggalkan pada tempat semula rekam medis dari pasien yang tidak melakukan masuk ulang.